La gestion des archives numériques

L'usage du traitement dématérialisé de documents est incontournable. C'est un gisement spectaculaire d'économie et de simplification pour toute organisation publique ou privée, dans ses échanges avec les tiers. Il nécessite d'être en capacité de produire la preuve irréfutable et intangible de l'existence d'un document nativement électronique, alors que celui-ci n'existe pas, juridiquement, sous forme papier.

Il est fondamental de bien archiver ses pièces administratives. Comment mettre en place un système de classement efficace ? Comment avoir accès facilement à n’importe quel document archivé ? Comment limiter le temps consacré à scanner ses dossiers pour les mettre à l’abri sur un coffre-fort numérique ?

Voici les principales raisons pour passer à l'archivage numérique:

Par obligation:

De nombreux secteurs d'activité sont dans l'obligation légale d'archiver tous leurs documents : banques, juristes, assurances, santé, architectes...

Qu'il s'agisse de répondre à des obligations légales ou de sauvegarder leur mémoire, les entreprises doivent mettre en œuvre une conservation durable de leurs données dématérialisées. Seul l'archivage électronique assuré par un tiers archiveur répond de façon concrète et optimale à cette nécessité.

Par nécessité économique:

Les coûts du stockage en interne croissent avec la masse des échanges électroniques. Ces coûts se répartissent à de nombreux niveaux de l'entreprise :

• Coûts du stockage : relatifs au hardware (9% des coûts totaux) et software, mais surtout au management, support et ressources humaines.
• Coûts des opérations afférentes : indexation, recherche performante, protection de l'information (sécurité physique et informatique).

Parce que c'est urgent:

Le volume de fichiers digitaux augmente de façon exponentielle.

En plus de l'augmentation du nombre, il faut tenir compte de l'augmentation de la taille de chacun. C'est pourquoi l'archivage va devenir une tâche de plus en plus lourde et complexe pour les entreprises qui ont l'habitude de stocker leurs fichiers en interne.

Pour préserver la continuité historique:

Toutes les entreprises en expansion s'appuient depuis longtemps sur leur historique : conserver et retrouver facilement la trace des documents et des communications est vital, en particulier depuis l'ère de l'économie tertiaire dominante.

Les évolutions technologiques récentes, tel l'archivage intelligent, apportent des solutions à ce besoin essentiel.

C'est pourquoi le service du coffre-fort électronique permet un gain de productivité autant qu'une économie financière directe.

Conserver les données

Le coffre-fort électronique permet d'archiver sur le long terme et de restituer instantanément et en toute sécurité tous vos documents numériques.

Il garantit une conservation sécurisée et conforme offrant une information toujours disponible et intègre. Fort de sa structure et de sa technologie, il s'engage à ne perdre aucun document et garantit :

• La conservation durable et l'intégrité des documents électroniques
• L'impossibilité de modifier un document archivé
• La restitution facile, instantanée et intégrale des documents électroniques archivés
• La sécurisation absolue des lieux de conservation
• La stabilité des performances
• Des temps de réponse immédiats et constants

Les bénéfices fonctionnels

La configuration du coffre-fort électronique assure un grand confort d'utilisation, notamment grâce à la rapidité d'exécution des tâches, quel que soit le volume des documents archivés. Il permet de :

• Accéder immédiatement et en ligne aux informations
• Retrouver instantanément un document
• Réduire les temps de réponse et en améliorer la qualité
• Accéder aux données électroniques sans manipulation des supports
• Partager l'accès à l'information
• Optimiser les rapports clients et fournisseurs
• Absorber les pics de demandes d'archivage

Sécuriser les informations

Environnement de confiance et des process sécurisés sont les priorités. Le coffre-fort électronique se trouve au cœur de l'un des dix sites les plus sécurisés de France.

Il repose sur une architecture technique constituée de trois sites redondants :

1. Le centre d'archivage primaire :

Infrastructure assurant la capture et la consultation des documents qui utilisent un accès de télécommunication dédié.

Centre d'archivage primaire avec un système à haute disponibilité doublé d'un système de secours.

Centre de capture secondaire de secours à haute disponibilité.

2. Le centre d'archivage secondaire :

Infrastructure assurant la capture et la consultation des documents qui utilisent un second accès de télécommunication dédié.

Centre de capture secondaire de secours à haute disponibilité.

3. Le centre de sauvegarde :

Il est constitué d'un système robotique assurant une sauvegarde quotidienne sur bandes du centre de traitement primaire et du centre de traitement secondaire.

Les bénéfices sécuritaires

La dématérialisation suppose la suppression du support physique : les documents sont fragilisés et leur conservation devient un enjeu crucial.

Le coffre-fort électronique

• garantit une conservation pérenne
• garantit l'intégrité des données archivées
• supprime les risques de perte, de destruction, de modification ou de falsification des documents
• préserve la mémoire et les acquis de l'entreprise
• assure une confidentialité totale : le document est encapsulé et consigné
• établit différents niveaux d'authentification selon les droits d'accès et les profils

Ces 3 centres sont localisés dans des bâtiments sécurisés distants de plus de 300 mètres, de niveaux géologiques différenciés. Ces sites comportent des contrôles d'accès, des équipements de sécurité anti-intrusion, de détection et d'extinction incendie, de climatisation, d'alimentation électrique redondante avec groupes de secours.

Grâce au système de redondance des sites, la relève est instantanément prise à la moindre défaillance du premier site, quelle qu'en soit la cause.

Les différents sites sont surveillés 24h/24. Différents contrôles sont effectués pour s'assurer qu'aucun intrus ne pourra pénétrer sur l'un des sites :

• Des radars sont disposés dans les planchers et les faux planchers pour éviter toute intrusion
• De nombreuses caméras sont installées dans les différentes salles
• Des contrôles d'identité sont effectués à l'entrée du site
• Un système de biométrie ou anthropométrie très performant est installé à l'entrée de chaque salle : reconnaissance des caractéristiques physiologiques de la main (lecture de la forme et de la géométrie de la main)
• Ce système de biométrie est renforcé par l'obligation du port d'un badge d'habilitation et par une vidéo surveillance qui permet de vérifier que la personne habilitée n'est pas sous la menace d'une autre.
• Tous les accès électroniques sont, eux aussi, extrêmement sécurisés et placés sous haute surveillance :
• Protection des réseaux
• Séparation des réseaux entreprise et centre d'exploitation
• Lignes redondantes
• Plusieurs fournisseurs d'accès
• Mise en place de DMZ
• Analyse de toute tentative d'intrusion
• Connexion grâce à des lignes spécialisées protégées de bout en bout et/ou mise en place de VPN

Restituer les documents

Pouvoir retrouver facilement ses documents, améliorer notablement la productivité et générer un réel gain financier autant d'impératifs incourtournables pour les entreprises.

Les bénéfices générés par l'utilisation du coffre-fort éléctronique le rendent rapidement rentable. Un retour sur investissement significatif est quantifiable par :

• Diminution des coûts de gestion et de restitution des éléments archivés.
• Amélioration de la relation client : augmentation des critères de compétitivité et de performance de la société.
• Suppression de tous les coûts liés à l'archivage papier.
• Meilleure utilisation de l'espace serveur.
• Valorisation des emplois.
• Enrichissement des compétences.
• Optimisation du temps de travail.
• Gestion des ressources humaines plus efficace.
• Enrichissement du patrimoine technologique de l'entreprise.

Les bénéfices économiques

L'utilisation du coffre-fort électronique permet de limiter, voire de supprimer certaines dépenses :

• Absence d'investissement préalable.
• Facturation à la consommation réelle.
• Diminution des coûts d'espace et de fonctionnement liés à la conservation des documents numériques.
• Réduction des coûts de gestion et de restitution des éléments archivés.
• Absence de coûts d'administration, de support et de maintenance.
• Intégration aux matériels et logiciels informatiques préexistants.

Consultez facilement et à tout moment le document que vous recherchez

A titre d'exemple, 4.000 utilisateurs travaillant en moyenne sur 5 factures par jour vont générer quelque 15 millions de factures en moins de trois ans. Cette technologie permet en quelques secondes et très simplement de retrouver une factures parmi cette masse d'informations.

Facilité et instantanéité de la recherche :

Pour consulter un document archivé, il suffit d'utiliser un simple moteur de recherche " find engine". Ce moteur ultra performant est multicritère (recherche par date, type de document, nom d'origine, nom des pièces attachées, mots clés…). Le temps de réponse est extrêmement court, puisque les informations apparaissent instantanément.

Une consultation possible en permanence, quelle que soit votre localisation géographique:

Les archives sont accessibles 24h/24 et 7j/7, quelle que soit la durée de conservation. L'utilisateur autorisé y accède en permanence, où qu'il se trouve, puisqu'il peut effectuer sa recherche avec un simple accès à Internet. Il peut aussi se connecter sur la communication directe sécurisée qui lie sa société au centre d'archivage.

Trouver sa solution

Le coffre-fort électronique se module en fonction des spécificités de votre métier et de vos types d'achives.

Notre expertise nous permet de définir cinq grands types de besoin :

• L'archivage global de flux : Votre société a besoin d'archiver tous les documents générés par une chaîne de production. Les postes utilisateurs peuvent être géographiquement distants. Le système va mettre en place un service de capture automatique de ce flux de données sur tous les postes de la chaîne, quelle que soit leur situation géographique. La capture et l'archivage seront transparents pour les utilisateurs. La consultation et la restitution seront exclusivement accessibles au personnel que vous aurez habilité.
• L'archivage métier: Votre entreprise souhaite conserver uniquement certains types de documents, émis par différents postes utilisateurs. il vous propose de procéder à :
  Un archivage de capture profilée suivant vos types de documents. Ils sont qualifiés en amont et seuls ceux-là sont capturés et archivés de façon automatique, sur les postes utilisateurs définis..
  et/ou un archivage au clic, en donnant un accès profilé et identifié au coffre-fort numérique, l'utilisateur archivera manuellement les documents qu'il juge importants.
  Suivant votre organisation, nous définirons avec vous une configuration d'archivage : postes de capture, niveaux d'habilitation et de consultation, ou vous livrera des outils de gestion pour déterminer les habilitations et les postes de capture. Pour le suivi et la traçabilité des documents archivés, un accusé de réception fonctionnel (ARF) est toujours envoyé à un rythme régulier.
• L'archivage modulaire : vos données sont ultra sensibles et vous souhaitez une internalisation de vos archives dans vos locaux. Ou peut-être avez-vous besoin de mettre en place une reprise historique ?
• Le coffre-fort électronique "internalisé" : certaines sociétés sont dites "sensibles" (généralement des sociétés traitant des informations très confidentielles). Elles sont tenues, pour des raisons légales ou de sécurité, d'archiver leurs informations en interne suivant des règles de rigueur et de sécurité hautement contrôlées. Le coffre-fort électronique peut être installé sur une architecture informatique dédiée hébergée dans les locaux de la société dite "sensible".
• Reprise historique de vos archives papier ou numériques: en partenariat avec des sociétés de scannérisation et de reprises numériques, il vous propose une option de reprise historique de vos archives sur supports papier, sur bandes magnétiques ou sur microfilms…

Cadre juridique

L'archivage est une obligation légale quelle que soit la nature du document. Les documents électroniques signés ont désormais une valeur légale identique à celle des documents papier.

Pour avoir une valeur juridique, un document électronique doit être archivé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. Il doit aussi avoir un auteur identifiable. Cela suppose le recours à un procédé de signature électronique. (Loi du 13 mars 2000)

Le tiers archiveur peut certifier que le document restitué n'a pas été modifié. Ainsi face à un juge, il peut servir de preuve de bonne foi ou de début de preuve. Procéder en amont de l'archivage à une signature électronique du document par un Tiers certificateur donne au document une valeur identique à celle de l'archive papier.

Le tiers archiveur a établi des partenariats avec des tiers certificateurs. Ainsi, vos documents électroniques peuvent acquérir une valeur légale.

Vous cherchez une solution pour gérer vos documents et archives professionnelles? Nous vous proposons de vous fournir le devis correspondant à vos besoins. Merci de remplir ce formulaire pour prendre contact.

Avec le succès que connaît actuellement la dématérialisation, vous allez être amené à recevoir et à échanger de nombreux documents sous forme numérique. Ce volume va continuer à augmenter et les documents numériques vont prendre une part de plus en plus importante dans vos échanges. Vous recevez probablement d’ailleurs vous-mêmes des factures sous format électroniques de la part de votre fournisseur d’énergie, de votre opérateur mobile… Mais comment les conservez-vous et où les classez-vous ?

Un rapport publié par l’Académie des Sciences a révélé que les supports de stockages externes ne sont pas d’une grande fiabilité et ont une durée de vie limité. Les CD et DVD ont une durée de vie allant jusqu’à 15 ans : les produits de plus mauvaise qualité ne dépassent pas une année d’existence. Même entre des produits identiques de grandes enseignes, la durée de vie peut varier de manière significative d’un produit à l’autre. Les disques durs eux tombent généralement en panne au bout de 3 ans.

Le stockage en ligne présente l’avantage principal de vous préserver des plantages de vos disques durs qui surviendront immanquablement et met vos documents à l’abri des cambriolages, inondations et incendies qui peuvent toujours arriver.

L'accessibilité des données

L’autre bénéfice majeur est l’accessibilité : avoir accès à l’ensemble de ses documents à distance est un avantage extrêmement pratique..

Le coffre-fort numérique est bien plus qu’un simple espace de stockage en ligne. Il s’agit d’un lieu unique et hautement sécurisé pour conserver, rassembler, classer et retrouver très rapidement l’ensemble de vos documents.

Il vous propose plusieurs services :

• une arborescence de classement composée de 15 catégories qui vous permet de trier et de gérer facilement tous vos contenus.
• un service de numérisation : vos documents sont triés et numérisés dans nos locaux. Le logiciel transforme les documents au format PDF, les ajoute à l’arborescence et vous les retourne une fois le processus de numérisation achevé.
• le « Facteur électronique » qui rapatrie automatiquement toutes les factures électroniques émises par vos fournisseurs de service et les classe dans l’arborescence de votre espace personnel de stockage en ligne.

La sécurité de vos données

Plusieurs niveaux de sécurité sont assurés pour les protéger :

• Vos documents numériques sont sauvegardés sur 3 serveurs géographiquement distincts pour leur assurer une sécurité maximale
• Le respect et la confidentialité de vos documents et de votre vie privée sont garantis par notre agrément auprès de la CNIL ainsi que la charte S.C.R

La performance et la fluidité

La dématérialisation des flux documentaires est une innovation majeure pour les acteurs de votre organisation. Au delà de technologies performantes, nous leur proposons de capitaliser sur l’expérience de nos collaborateurs et de nos clients.

Un projet de dématérialisation réussit est une source de simplification et d’économies considérables. Son pilotage au sein de votre organisation est toujours perçu comme une innovation majeure qui, au travers de la suppression du papier, peut aussi, quelquefois, bouleverser les habitudes.

Ni provisoires, ni éphémères, les bénéfices liés à un tel projet sont d’une telle importance qu’il faut les mettre en œuvre le plus rapidement possible. Pour anticiper les risques, et assurer le déploiement dans des conditions optimales, ce dispositif vous propose tout une série de services.

Si leurs thèmes sont classiques pour un projet de conduite du changement, leur application est pratique, concrète et orientée vers le résultat. Elle s’adapte avec efficacité à vos spécificités en capitalisant sur l’expérience acquise par nos collaborateurs et par nos clients au sein d’organisations comparables à la vôtre.

Fonction stratégique: coffre-fort pour vos documents électroniques

La dématérialisation est aujourd'hui essentielle, voire obligatoire (Marchés publics, délibérations, factures, courriers, courriels, bulletins de paye, contrats, résultats d'analyse...). Cet usage nécessite de pouvoir apporter la preuve légale d'autenticité du document orginal. Cette solution répond à ce besoin en intégrant toutes les contraintes légales et technologiques qui s'appliquent à vos processus métiers, et en assurant la pérennité de vos documents à valeur probante.

Authentification, non répudiation et intégrité de vos documents

Conformément au cadre juridique défini par le législateur, cette solution vous garantit l’authentification de toute personne qui accède à vos documents. Toute action est imputable, dans le temps, à un acteur identifié. Par ailleurs aucun destinataire ne peut réfuter – ou répudier – la valeur légale de vos documents. Enfin, l’intégrité physique de votre document est garantie par un double système d’empreinte qui prouve la conformité du dépôt initial que vous avez effectué, en amont, dans votre fort électronique.

Le SAE (Système d'Archivage Electronique)

Le SAE est le système le plus abouti en termes d'archivage et de Records Management. Il va plus loin que le coffre-fort dans les fonctionnalités de gestion de l'information: les règles spécifiques de la politique d'archivage d'une entreprise peuvent être configurées. Ainsi par exemple, la durée de conservation, la date de destruction ou le contrôle des niveaux d'accès utilisateur sont paramétrables. Par ailleurs il peut être associé à une GED pour que l'outil de gestion documentaire soit entier.

Vous trouverez un guide complet du SAE sur ce lien : https://www.archivage-numerique.fr/sae

Un Records Management efficace doit permettre de gérer l'état des archives, et notamment permettre de déterminer si tel ou tel document doit être détruit ou conservé, mais il doit surtout permettre de retrouver rapidement l'information recherchée. Il s'agit là de la fonctionnalité la plus utilisée au quotidien pour les professionnels. Voyons quelles sont les caractéristiques nécessaire pour remplir cette fonction essentielle.

Un classement de document intuitif

Pas de téléchargement de logiciel

Aucun téléchargement de logiciel n’est nécessaire pour accéder à tous vos documents. La consultation se fait directement en ligne. Vous n’aurez besoin que d’un identifiant et mot de passe pour accéder à votre coffre-fort numérique sécurisé.

Une arborescence intuitive de classement de documents

Une arborescence de classement intuitive permet d’optimiser au mieux l’archivage de vos documents. Composé de 15 catégories, ce système de classement de documents a été pensé dans le but de faciliter la consultation des documents archivés. Vous pouvez accéder à n’importe quel document classé dans votre coffre-fort numérique en seulement 3 clics.

Un moteur de recherche interne pour retrouver vos documents classés

Le moteur de recherche, basé sur des filtres, vous permet de naviguer et retrouver vos documents de manière instantanée.

L'arborescence de classement de documents

Afin de faciliter au maximum le classement de vos documents, une arborescence de classement intuitive a été développée. Cette arborescence est composée de 15 catégories. Elle liste la totalité des documents des particuliers et les classe automatiquement de manière simple et intuitive. Cette arborescence a été testée auprès d’un panel de 163 consommateurs.

15 thèmes de classement de documents pour un coffre-fort numérique optimisé

L'arborescence de votre coffre-fort électronique est composée de 15 thèmes. Ces 15 thématiques de classement de documents sont divisées en dossier et en sous dossier. Les thèmes principaux sont : Banque – Papiers d’identité – Garanties et Factures – Santé – Travail.

Les dossiers :

Si nous prenons l’exemple du thème « Impôt ». Celui-ci est divisé en 4 dossiers qui sont « Impôt sur le revenu », « Impôt sur la fortune », « Impôts indirects » et « Justificatif divers ».

Les sous-dossiers :

Les sous-dossiers permettent un classement plus précis. Si nous reprenons notre exemple, le dossier « Impôt sur le revenu », ce dernier est divisé en 3 sous dossiers qui sont « Avis d’imposition », « Déclaration », « Paiement ».

Une arborescence de classement évolutive et personnalisable

L’arborescence du système de classement de documents est fixe mais elle n’est pas figée. En effet, si un abonné considère qu’aucune catégorie ne correspond à ses documents, il peut demander aux équipes la création d'une nouvelle catégorie, d'un nouveau dossier, ou d'un nouveau sous-dossier.

Un moteur de recherche intégré:

Pour faciliter au maximum son utilisation, un moteur de recherche est disponible qui permet de retrouver en un clic le document recherché en fonction du nom de l’ensemble des fichiers stockés sur votre espace.

Le passage au tout numérique demande souvent une phase de numérisation des archives papiers, dont le contenu doit être indéxé dans le système d'information.

Nos concepts et solutions s’appuient sur les technologies les plus avancées du domaine : Lad, Scanners de production, Cartes & logiciels de compression

La numérisation de vos documents permet de convertir vos documents papiers en fichiers images ou en fichiers textes (après OCR). Nous indexons vos documents dans des bases de données pour vous permettre de les rechercher aisément.

La reconnaissance documentaire constitue le « Front office » de nos applications de GEIDE. Les techniques de reconnaissance documentaire ont largement été améliorées ces dernières années ce qui permet une reconnaissance et une exploitation des documents d’une très grande qualité tout en étant rapide. Le résultat peut être exploité dans différents formats : .pdf, .tiff, .doc, etc.

L’archivage constitue le « Back office » de nos solutions. L’archivage de vos documents s’effectue de manière simple et conviviale via une interface Web. L’acquisition des documents par l’intermédiaire de scanners de production ou de copieurs numériques équipés de la fonction scanner, est marquée par un gain de temps important. Nos solutions vous permettent également d’intégrer tous types de formats électroniques. De plus, le simple fait d’archiver vos documents cœur de métier, assure la sécurisation des informations de façon pérenne au sein de votre organisation de travail.

La gestion de Contenu

Le résultat des techniques de LAD (Lecture automatique de document) et de vidéo codage donne un apport supplémentaire dans la qualification automatique des informations.

A cet effet, l’analyse documentaire, à partir de bases de connaissances, permet la saisie automatisée des informations et la recherche en texte intégral, afin d’optimiser les temps de traitement.

En vingt ans, le travail sur écran est devenu la norme au bureau. Et pourtant, jamais les différents services n'ont autant reçu de papier. Factures, bons de commande, règlements, les piles se forment au rythme de mille à dix mille documents par mois. Le paradoxe est frappant : le papier est devenu le talon d'Achille du système d'information. Un maillon faible qui doit être « dématérialisé » (c'est-à-dire dissocié de son support physique) afin de gagner en efficacité de traitement.

La norme Z42 013

Pour pouvoir homogénéiser les documents vers un format numérique, il faut respecter certaines obligations. Tous ces éléments sont décris dans la norme Z42 013 qui régit également la sécurité des informations, les procédures d’utilisation et les supports d'enregistrement. Suivre cette norme, c’est permettre aux entreprises de pérenniser leurs informations au travers de supports numériques. En effet cette norme entre dans le cadre du « zéro papier ».

Depuis le 13 mars 2000, une loi a été votée en faveur du document numérique : « L’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier. » Voici les trois conditions prévues par la loi pour que cette valeur s'applique:

• "Lisibilité du document" (Celui-ci ne doit pas être crypté ou caviardé),
• "Identification de l’émetteur du document" (La signature du responsable doit être présente),
• "Intégrité du document" (Le document doit être produit dans sa totalité, sans coupe ou modification).

Cette loi, associée aux procédés d’homogénéisation des données devrait permettre d’intensifier l’usage des documents électroniques dans les années à venir.

Nos engagements :

Externaliser la numérisation de vos documents consiste à confier vos documents à des professionnels en vous évitant tout investissement en moyens matériels et humains.

Nos prestations de services en numérisation, traitement OCR, indexation, conversion de formats, saisie... snont effectuée par nos soins pour tout volume, avec la garantie de qualité (dans le cas de reprises d’existant).

Nous nous engageons au respect des délais, au respect de la confidentialité de tous vos documents et à la qualité du service.

La gouvernance d’entreprise se compose des processus, des usages, de la politique, des lois et des institutions affectant la façon avec laquelle une société est dirigée, administrée ou contrôlée.

Quel que soit le type d’activité de l’organisme, le gouvernement d’entreprise vise à :

• Aligner les actions des parties individuelles d’une organisation à l’intérêt commun global.
• Fournir les moyens par lesquels chaque partie individuelle de l’organisation peut croire que les autres parties font leurs contributions dans l’intérêt commun et que personne ne tire profit injustement à la charge d’autres.
• Assurer que le processus de décision est basé sur des informations qui circulent rapidement entre les différents partis et qu’ils peuvent avoir confiance.
• Nommer des comités et des commissions pour prendre en charge le management stratégique, l’audit, etc.
• Assurer la formation et la mise à niveau des utilisateurs sur les outils employés.

Ces entités devraient aussi mettre en oeuvre une structure de processus assurant que les informations et le contenu que l’entreprise produit ou utilise soient gérées de bout en bout (de la création à l’archivage), une gouvernance de l'information. Dans ce système, des procédures vérifient indépendamment et assurent l’intégrité du rapport financier de la société. Ces concepts sont décrits dans la norme ISO 15489

Le Records Management aide l’organisation à gérer les informations, ayant une valeur et sélectionnées et qui deviennent donc des records, produits par les processus étant responsables de l’accomplissement du travail à faire. Avec l’aide d’outils RM, comme les métadonnées, des systèmes de stockage ou des outils de contrôle par exemple, les informations peuvent être préservées aussi longtemps qu’il est exigé par un processus, un usage, une politique, une loi ou une institution.

On peut avoir confiance dans ces records, produits et utilisés parce que le processus de Records Management peut garantir leur intégrité en utilisant les commandes mises en oeuvre tout le long de son cycle de vie utilisant les métadonnées qui tracent l’histoire de sa gestion, empêchant n’importe quels dépositaires de les changer.

Le Records Management fournit aussi un moyen d’offrir plus de transparence à l’intérieur comme à l’extérieur de l’organisation, en offrant un système de gestion de l’information connu et global, utilisant des schémas, des outils de recherche avancés, des index, métadonnées, etc.

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